В современном офисе используются десятки разновидностей канцелярских папок, которые предназначены для хранения, организации и защиты документов. Сегодня это еще и элемент офисной культуры и фирменного стиля компании.
Для чего нужны папки для документов
Папки используют не только в офисе: они пригодятся школьникам и студентам в учебе. Рестораны и кафе используют этот аксессуар для оформления меню.
Папки выполняют ряд функций:
- Хранение. В них хранят документацию, фотографии, рисунки, ноты, тетради.
- Структурирование и систематизация. Многие модели позволяют так располагать бумаги, чтобы ими было удобно пользоваться и быстро искать нужны документы. Это помогает поддерживать порядок на рабочем месте и экономит время сотрудников офиса.
- Транспортировка. В папках перевозят бумаги, так как они надежно защищаются от загрязнений, смятия и намокания. Их можно брать в командировки, на деловые встречи, конференции, семинары.
- Поддержание корпоративного стиля и реклама. Папки относятся к изделиям, которые часто выполняют в цветах бренда с фирменной символикой.
Отличительные параметры папок для документов
Изделия имеют ряд особенностей, на которые нужно обращать внимание при выборе.
Материал
Для изготовления изделий используют следующие материалы:
- картон (прессованный, вторичной переработки, микрогофрированный);
- поливинилхлорид (ПВХ);
- пластик;
- натуральную и искусственную кожу;
- текстиль (микрофибру, полиэстер, лен).
Изделия с ламинатным покрытием выглядят лучше, долговечны в использовании. Поздравительные варианты могут иметь бархатную, шелковую или атласную поверхность.
Размер
Размеры папок для документов, как правило, определяются стандартными бумажными форматами: А3, А4, А5. Самый ходовой — А4. Существуют также изделия нестандартных размеров для хранения больших документов и создания картотек. Ширина корешка зависит от количества листов и составляет от 5 до 180 мм.
Цвет и дизайн
Цветовая палитра широкая. Есть однотонные и с рисунками, цвета-хамелеоны, металлизированные и неоновые, строгие деловые и яркие, сочные. Можно найти с глянцевой и матовой поверхностью. На изделия часто наносят различные изображения и надписи. Используемые методы нанесения для брендирования: УФ-печать, тиснение, тампопечать, шелкография, вышивка.
Функциональность
Изделия предназначены под разные цели. Например, для текущих документов используют регистраторы и скоросшиватели, для хранения — архивные папки, для перевозки — портфели.
Конструкция
Изделия могут быть в виде книжки, уголка или конверта. Могут иметь различные прижимные механизмы. Некоторые модели содержат внутри прозрачные файлы. Застежка может быть на кнопку, резинку, молнию, липучку, тесьму, защелку.
Механизм крепления бумаг
Пружинные механизмы бывают из стали, тонкой жести или пластика. Также бумажный лист внутри может закрепляться на кольцах или пластиковыми лентами.
Разделители и ярлыки
Изделия могут содержать внутри отделения с цветными разделителями, на которые можно наносить названия, фамилии, даты и другую информацию. Это облегчает поиск нужной информации.
Защита и удобство
Наличие пластиковых кармашков, файлов, перегородок позволяет содержать бумаги в порядке, предотвращает их смешивание, позволяет наглядно представить информацию.
Мобильность
Иногда документы нужно взять с собой в командировку или на презентацию. Существуют модели с ручками (по типу портфеля) или с ремнями через плечо, что удобно для транспортировки.
Основные виды папок для документов и их названия
Чтобы выбрать папку для документов под конкретные цели, необходимо знать, какие они бывают.
- Архивные. Изготовлены в виде короба из картона или пластика с завязками. На обложку наносят год, номер дела, срок хранения. Такие изделия нужны в бухгалтерии, где определенное время хранят счета, отчеты, налоговые декларации. В отделе кадров их используют как досье для архивации трудовых контрактов, резюме, характеристик.
- С завязками. Обычно изготовлены из картона, цельнокроеные, формата А4, с названием «Дело». Они также используются в качестве архивных, но более тонкие, чем короба. Могут применяться для личных досье, а также для хранения документации в офисе.
- На молнии или застежке «zip lock». Такие модели имеют застежку по одной или трем сторонам. Чаще всего их применяют для перевозки документации, чтобы обеспечить ее сохранность. Иногда имеют дополнительные отделения внутри или карманы снаружи. Бывают из пластика, ткани. Из кожи и кожзаменителя выглядят представительно, поэтому часто используются под брендирование.
- Конверты на кнопке. Бывают горизонтальными или вертикальными. Изготавливаются из прозрачного и непрозрачного пластика или полипропилена. Встречаются разные форматы: А3, А4, А5, А6, А7, С6, В7. В небольших конвертах можно хранить полисы, билеты, паспорта и другие мелкие документы. В основном используются для транспортировки бумаг, предохранения их от смятия и намокания.
- На резинке. Удобный вариант для хранения. Обложке не дают раскрыться две зажимные резинки по углам или одна вертикальная. Материал — пластик разных цветов. Могут быть как плоскими, так и в виде короба. Ходовые форматы — А4 и А5.
- Планшеты или клипборды. Назначение таких папок для документов — обеспечить удобство при записях. Основа клипборда жесткая, на ней закреплен стальной или пластиковый прижимной механизм, в который вставляют листы. На планшете удобно писать, а потом просматривать записи. Бумага не выпадет из клипсы и не рассыплется. Планшет может быть одинарный или закрывающийся по типу книжки. Клипбордами удобно пользоваться на презентациях, семинарах, при работе на улице.
- С файлами-вкладышами. Файлы, выполненные из прозрачного полипропилена, впаяны в переплет. Папка содержит определенное число страниц — 20, 30, 60, 100. Документы раскладываются по файлам, что обеспечивает свободный и наглядный доступ к бумагам. Такие изделия часто используют в кафе и ресторанах для размещения меню или для оформления инструкций в офисах. В них легко найти нужный лист и заменить его при необходимости.
- Регистраторы. Выполняются обычно из прочного картона или пластика, с металлической окантовкой по нижнему краю. Имеют арочный прижимной механизм. В них можно хранить как документы в файлах, так и без них (тогда для перфорации понадобится дырокол). Такие органайзеры обеспечивают удобный доступ к бумагам. В них можно хранить большой объем документов, связанных с отдельными проектами, или документацию по клиентам: справки, договора, счета, письма.
- Мягкие скоросшиватели. Плоские изделия с мягкой пластиковой обложкой. Внутри содержат механизм для быстрого сшивания бумаг. В них бумаги также могут закрепляться в файлах или без них. Используются для кратковременного хранения документации, инструкций, шаблонов.
- Уголки. Плоские папки формата А4, запаянные по двум сторонам. Бумаги вкладываются по открытой стороне. Предназначены для переноски и хранения одного или нескольких листов. Часто используются в качестве рекламного носителя.
Как выбрать папки для документов
При выборе обращайте внимание на качество обложки. Она должна быть достаточно плотной, чтобы защитить содержимое от влаги, пыли и смятия.
Важно также точно подобрать изделие под конкретные цели. Например, для хранения и организации документации в офисе подойдут архивные и папки-регистраторы. Для деловых переговоров выбирайте качественные изделия из натуральной кожи с застежкой на молнию. Для переноски лучше подойдут конверты на кнопке или папки-портфели. Под рекламные цели можно заказывать папки для документов фирменных цветов, с нанесением логотипа и информации о компании.
